CLEVER BUSINESS
Pläne sind nichts, Planung ist alles
Dwight Eisenhower
Interim Management Assistenz
"Wer übernimmt die Aufgaben von meinem*r Assistent*in, wenn er*sie im Urlaub oder krank ist?"
"Unternehmensgründung, Personalaufbau, Etablierung am Markt und so weiter! Ich habe einfach nicht genug Kapazitäten, um allem gleichermaßen gerecht zu werden!"
"Ich wünsche mir für meine*n Chef*in eine Assistentin, die mich während meiner Auszeit gebührend vertritt."
Herausforderungen, die Dir bekannt vorkommen?
Egal, ob Du Dein Unternehmen neu gegründet hast, Dir zwischendurch Unterstützung und Entlastung im Büro wünschst oder eine Vertretung brauchst: Schaffe Dir durch meinen Interim-Einsatz schnell und unkompliziert Zeit und Gelassenheit für
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die Dinge, die jetzt Deine Priorität haben oder brauchen!
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Projekte, die endlich abgeschlossen werden wollen!
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Dich selbst!
Du profitierst von meiner effizienten Arbeitsweise und Expertise aus über 10 Jahren Assistenzerfahrung im Top Management.
Welche Vorteile es hat, mit mir zu arbeiten und warum es sinnvoll ist, mich bereits jetzt an Board zu holen, habe ich hier zusammengefasst: FAQ
Mein Leistungsangebot im Rahmen der Interim Management Assistenz umfasst die Bereiche Clevere und effiziente Büroorganisation, Struktur- und Prozessoptimierung, Projektkoordination und Gestaltung von Präsentationen und Dokumenten.
Mein Angebot an Dich
Personal Executive Assistant & Büroorganisation
Ich sorge dafür, dass organisatorische und administrative Abläufe Deine Kreativität fördern, anstatt sie zu behindern.
Ich bringe Ordnung und Struktur in Deine Administration.
Ich bekomme Dein Büro in den Griff und führe es.
Ich übernehme Routinetätigkeiten, die Dich vielleicht langweilen oder aufhalten und mir Spaß machen.
Ich organisiere Dein Ablagesystem – online und offline.
Ich behalte Deine To dos, Termine und Fristen im Blick und erinnere Dich daran.
Ich bereite klare Übergaben von Aufgabenbereichen vor.
Ich biete zeitliche Flexibilität und zuverlässige Verfügbarkeit bei langfristiger Zusammenarbeit.
Meine Prinzipien
Einfach
Sinnvoll
Nachvollziehbar
Struktur- und Prozessoptimierung
Du steckst in schwergängigen Arbeitsabläufen fest und möchtest Geschäftsvorgänge einfacher haben?
Gemeinsam mit Dir gestalte ich eine auf Deine Bedürfnisse und äußerliche Gegebenheiten abgestimmte Struktur und setze sie direkt um – für Deinen runden Workflow.
Analysephase
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Identifizierung und Aufnahme der Ist-Prozesse sowie deren Schwachstellen
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Vollständige Darstellung der Ist-Prozesse
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Bewertung der Analyseergebnisse
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Erkennen von Optimierungspotenzialen = Input für die Neustrukturierung von Soll-Prozessen
Optimierungsphase
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Erarbeitung und Umsetzung konkreter Maßnahmen zur
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Beseitigung von Schwachstellen in den Abläufen
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Annäherung der Ist-Prozesse an gewünschte Soll-Prozesse
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Implementierung von Automatisierungen
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Stetes Controlling und Dokumentation und ggf. Anpassung der Maßnahmen
Oft scheint alles sowieso schon kompliziert genug. Daher folge ich gerne den Prinzipien: einfach, sinnvoll und nachvollziehbar.
Projektkoordination
Du hast eine Idee für ein Projekt und noch eine und noch eine?
Ich liebe es, Projekte zu koordinieren und dafür zu sorgen, dass sie wie gewünscht und zeitgerecht umgesetzt werden.
Während Du Dich vollkommen auf den inhaltlichen/fachlichen Aspekt Deines Projekts konzentrierst, behalte ich den organisatorischen Gesamtüberblick von der Planung bis zur Nachbereitung für Dich.
Weiterhin übernehme ich projekttypische Aufgaben komplett oder assistiere Dir dabei:
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Projektdefinierung: Umfang, Vorgaben, Ziel(e)
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Planung von Terminen/Fristen/Deadlines, Ressourcen,
Finanzen und Budget -
Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsverteilung
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Zeitplanerstellung mit Abhängigkeiten
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Kommunikations- und Meetingmanagement
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Controlling und Steuerung
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Dokumentation und Berichte
Präsentations- und Dokumentengestaltung
Ich erstelle neue Präsentationen und Dokumente nach Deinen Vorgaben (z. B. handschriftliche Skizzen)/Wünschen und/oder nach meiner kreativen Freiheit.
Vorhandene Präsentationen/Dokumente bearbeite und überarbeite ich nach dem Motto "Das bitte in schön!" und formatiere sie einheitlich entsprechend Deines Corporate Designs oder Deiner Vorstellungen mit PowerPoint und Canva.
Ich gestalte Layouts und Vorlagen, z. B. Briefpapier, Geschäftsanschreiben, PowerPoint Master, Canva Templates.
Als Bonus und immer inklusive: Ich lese Deine Texte Korrektur. Dabei prüfe ich sie auf orthografische, grammatikalische und typografische Fehler, d. h. Rechtschreibung, Grammatik, Interpunktion (Zeichensetzung), einheitliche Schreibweisen, regelkonforme Silbentrennung und Typografie (Anführungszeichen, Apostrophe, Gedanken-/Bindestriche, Einzüge usw.).
Womit ich arbeite
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Microsoft Office Paket
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Google Drive/Workspace, Dropbox
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Notion, Asana, Monday, Evernote
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Pipedrive, Zapier, Egroupware
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ActiveCampaign
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Canva, Photoshop, Illustrator, inDesign, Procreate
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Zoom, Skype, Calendly
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Wix, WordPress (Divi Theme), Jimdo
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LinkedIn, Facebook
Dein Tool ist nicht dabei?
Ich liebe Herausforderungen, weil ich dadurch stetig wachsen und meinen Horizont erweitern kann. Deshalb arbeite ich mich gerne und schnell in neue Themen, Aufgaben und Software ein.
Lass' mich einfach wissen, wobei Du Unterstützung brauchst.
Wie geht's weiter?
Schick' mir einfach eine Nachricht und schildere mir Deinen Unterstützungsbedarf.
Ich melde mich bei Dir, um einen Termin zu einem kostenfreien Erstgespräch zu vereinbaren, in dem wir uns unverbindlich kennen lernen und besprechen, wie ich Dich unterstützen kann. Im Anschluss an das Kennenlerngespräch unterbreite ich Dir ein individuell auf Dich und Deine Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot.
Die Chemie zwischen uns stimmt und mein Angebot sagt Dir zu?
In einem ausführlichen Briefing legen wir die konkrete Aufgabenstellung, Ziele, Deadlines/Termine, Erreichbarkeit, Tools, erforderlichen Zugangsdaten und Kontaktdaten fest. Je detaillierter das Briefing gestaltet ist, umso effizienter kann ich tätig werden. Über den vereinbarten Zeitraum für unsere Zusammenarbeit sende ich Dir vorab eine Rechnung. Sobald der Betrag bei mir eingegangen ist, kann es losgehen: Lass' uns gemeinsam wachsen!
Wir kommunizieren per E-Mail und wenn gewünscht, auch über Telegram. Bei Bedarf vereinbaren wir Telefon- oder online Videokonferenztermine via Zoom.